QA optimisation with digital audits

Entirely digitalised auditing process

The auditing application developed by DCCS maps the entire auditing process from audit planning to execution to the measure management process all the way to downstream controlling. It standardises the process of planning, executing and documenting audits and is designed for high data and access volumes. The tool significantly supports the execution of the requirement assessment and the central recording of findings, the creation of audit reports in the form of PDF documents as well as the audit-proof electronic storage of the same. Regular reviews and supplier assessments as well as internal processes and potential analyses are mapped. This is done, for example, according to standards such as ISO, VDA, PPF, PFA, TRL or LPA.

In addition, requirement catalogues for audits can be created by the customer, Daimler AG, and different audit types and evaluation schemes can be mapped – in several languages. Thus, the international company uses not only German and English, but also Chinese for its auditing catalogues. Thanks to it standardised technology, the software developed by DCCS can be effortlessly integrated into existing infrastructures and, for instance by means of an interface, linked to the Covisint Portal commonly used in the automotive industry. The application also simplifies audit processing for supply companies, for instance by effortlessly allowing for the management of measures to be implemented without media disruptions.

Offline audits? No problem!

Now, auditors can complete their audits even if they don’t have Internet access – all they need is a web browser and no additional software is required. The web-capable software is suitable for HTML5 and CSS3 standard browsers and was created as a single page web application.

One of the central requirements was the application’s offline usability, for instance to complete supplier audits on site, where one often has no Internet access. The application’s offline usability at high technical solution complexity is a particularly challenging task that only a few IT service providers are capable of completing. DCCS passed this challenge with flying colours, implementing lots of helpful support functions such as e-mail notifications, reminders, audit phase visualisation, data quality checks and context-specific help. Apart from its expertise in the development of offline web applications, DCCS also contributed its comprehensive process knowledge to the solution.

Central work and information platform

5,000 users currently use the tool that wowed users from the get-go. Not only does it standardise the entire process, making it more transparent, consistent and faster than ever before, but it additionally offers a central overview, for example of when and where what audits take place, as well as a complete, analysable history of all audits. The tool also reduces workload and processing time thanks to an electronic audit report authorisation process in the form of a revision-proof workflow including notifications and reminders. During the implementation of the application, comprehensible user guidance and an appealing design were also continuously taken into account.

The standardisation of the process helps reducing errors. Last but not least, the solution is technologically open for further audit types and thus future-oriented. In addition to auditing suppliers and internal processes, the audit software can also be adapted to support other areas, such as After-Sales.

Valid architectural concept for offline usability, implemented with agile methods

In parallel with a workshop phase lasting about four months, DCCS began developing the tool using the agile method. During larger sprint units of four weeks, user stories were created and checked by Daimler AG’s Procurement and Quality Management Departments, after which the results were tested and further improved. DCCS presented the first prototype about three months later. Dojo now serves as the front-end framework, while Java EE is used in the back-end. In the implementation of the tasks, DCCS not only demonstrated a high level of technical expertise but was also able to optimally adhere to the schedule. Thus, only about ten months passed from the order to the go-live to the finished solution.

Herausforderungen auf dem Weg zur Lösung

In diesem innovativen und komplexen Multi-Stakeholder-Digitalisierungsprojekt galt es, unterschiedliche Hürden zu nehmen und die vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Fachbereiche und Stakeholder zu berücksichtigen. Die relevanten Fachbereiche und Stakeholder bereits in einer sehr frühen Phase mit an Bord zu holen, war mitentscheidend für den Projekterfolg. „Wir haben beispielsweise eine Kosten-Nutzen-Rechnung vorgelegt, das stärkte die Beteiligung“, erläutert Frank Bub. Für DCCS gab es technische Herausforderungen zu bewältigen, etwa den Wechsel der Basistechnologie von SAP R/3 zu SAP S/4HANA. „Ein mitentscheidendes Kriterium für die Wahl der DCCS war die neue SAP S4 Technologie, welche im Siemens Konzern gerade ausgerollt wird und damit die Konnektivität und Integrierbarkeit von Side-by-Side Anwendungen zukunftssicher macht“, so Denk. Zusätzlich wurde CITAX mit dem Fiori-Frontend (basierend auf SAP UI5) auf die neueste Technologiestufe gehoben. Als Synergieeffekt der erfolgreichen Zusammenarbeit konnte DCCS, mit dem Input und Feedback von Siemens, CITAX zur nächsten Generation weiterentwickeln. „Gemeinsam mit DCCS gelang es uns, alle Projekthürden zu bewältigen und mit der Lösung die perfekte Balance zwischen hoher fachlicher Genauigkeit und einfacher Anwendbarkeit zu finden – und das mit einer konsequenten Taktung, die zum erfolgreichen Abschluss der ersten Projektphase in knapp über einem Jahr führte“, stellt Denk fest.

Mit Anwendern im Fokus zum Erfolg

Siemens ist mit dem Projektergebnis mehr als zufrieden. „Die Lösung erfreut sich hoher Akzeptanz, nicht zuletzt auch deshalb, weil wir sie in enger Zusammenarbeit und Abstimmung mit den Anwendern entwickelt haben“, beschreibt Denk das Erfolgsgeheimnis. Auch bei Kommunikation, Informationsbereitstellung und Schulungen wurden neue Wege beschritten – etwa wurde ein Konzept mit virtuellen Trainings, z.B. im Comic-Style, erstellt und den Endanwendern kurze Anleitungen und Videos zur Verfügung gestellt, um die Verwendung der Lösung möglichst einfach zu erklären. Links zu Support und Ansprechpartnern, weiterführenden Unterlagen, nützlichen Websites sowie die Integration des Themenbereichs Sachzuwendungen in den Siemens HR Chatbot erleichtern ebenfalls den Einstieg. In monatlichen User Calls holte das Projektteam das Feedback der Nutzer ein und informiert in regelmäßigen Newslettern und internen sozialen Netzwerken über den aktuellen Entwicklungsfortschritt und neue Features. „Die Trainings haben wir zielgruppenorientiert und in kurzen Sessions angelegt, um einen möglichst optimalen Lernerfolg bei minimalem Zeiteinsatz zu erreichen. Mittlerweile konnten wir unsere Anwender in mehr als 8.000 Lerneinheiten schulen und damit auch die Anfragen im Support signifikant reduzieren“, erläutert Denk.

Hohe Effizienz und Tax-Compliance

Aktuell verwenden rund 12.000 End-User, 3.000 Manager, 200 Key- bzw. Advanced-User und fünf Anwender in Support und Qualitätssicherung die Lösung – an den Standorten und in 50 Gesellschaften von Siemens deutschlandweit. Mit dem System lassen sich Sachzuwendungen denkbar einfach erfassen sowie optimiert und compliance-konform abwickeln: Man wählt in der intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche die Art der Zuwendung aus und gibt Titel, Datum und Empfänger ein. Dabei ist ein einfaches „copy & paste“ von Daten aus Terminen oder E-Mail-Verteilern sowie aus Agenden von Veranstaltungen möglich. Die Kosten, die als Rechnungsbelege in der Finanzbuchhaltung vorliegen, können komfortabel aus dem CITAX-Arbeitsvorrat importiert werden, auch manuelle Kostenerfassungen sind möglich. Danach berechnet die Lösung die anfallenden Steuern, erstellt gegebenenfalls Bewirtungsnachweise, meldet die Ergebnisse an die Gehaltsabrechnung und übermittelt Buchungsvorgaben an die Finanzbuchhaltung zur korrekten buchhalterischen Erfassung. Der automatisierte Prozess umfasst darüber hinaus Freigaben und Rückfragen, Buchungen in SAP S/4HANA, Import von Gesellschaftsstammdaten, Import von Buchungsdaten aus der Finanzbuchhaltung, Anzeige von Rechnungen aus dem Scan-Archiv, Informationen aus dem Bestellprozess und der Reiseabrechnung, Mitarbeiterstammdaten, SAP-Berechtigungsvergaben sowie Erinnerungs- und Eskalations-Mails. „Mit der Lösung konnten wir rund 30 manuelle Prozessschritte auf unter zehn reduzieren und arbeiten an weiteren Optimierungsmöglichkeiten. Wir profitieren vor allem von mehr Effizienz im gesamten Prozess durch einfachere Erfassung, höhere Transparenz und mehr Qualität in der Steuerberechnung“, freut sich Denk. Zudem erwartet Siemens eine Reduzierung des Aufwandes bei Betriebsprüfungen, denn alle erfassten Sachzuwendungen sind zentral dokumentiert und die Prüfer haben direkten Zugriff auf für sie relevante Daten gemäß GoBD (Zugriffsarten Z1 und Z3). „Durch die Automatisierung konnten wir den Aufwand für die Erfasser enorm verringern, Durchlaufzeiten und Rückfragen vermindern sowie Aufwendungen für nachgelagerte Prozesse, wie die Rechnungseingangsprüfung, um etwa 40 Prozent reduzieren. Excel-Listen braucht es jetzt nicht mehr“, so Denk.

Erfolgreiche Entwicklungskooperation

Nach rund drei Jahren der Entwicklungskooperation mit DCCS zieht Siemens eine positive Bilanz: „Es war und ist eine sehr vertrauensvolle und gute Zusammenarbeit. Die ehrliche und offene Kommunikation hat viel zum Erfolg beigetragen, ebenso das steuerliche Verständnis und die Erfahrung der DCCS-Experten“, bilanziert Denk. Das Projekt ist noch nicht am Ende angelangt. Als nächster Meilenstein stehen die Erweiterung der Anbindung von Bestellwesen und Reisekostenabrechnung sowie ein „Event-getriggerter“ Erfassungsprozess auf dem Plan. Dabei sollen beim Anwender alle verfügbaren Informationen automatisiert zusammengeführt und dieser über z.B. neue Dokumente direkt vom System informiert werden. Damit lassen sich die Erfassung zusätzlich erleichtern, die Qualität weiter erhöhen und Rückfragen im Support verringern.

Bilder: (c)Siemens