§ 40 Abs. 2 EStG: Frist für die Beitragsfreiheit beachten!

Nach der Weihnachtsfeier ist vor der Pauschalbesteuerung

Vielleicht sind Sie ja auch gerade im Unternehmen mit der Bearbeitung der Weihnachtsfeier beschäftigt. Eine Weihnachtsfeier kann auch sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen in Form von Beitragslasten haben, sofern gewisse Fristen nicht beachtet werden. Dies soll im folgenden Beitrag dargestellt werden.

Aus lohnsteuerlicher Sicht handelt es sich bei einer Weihnachtsfeier in der Regel um eine sogenannte Betriebsveranstaltung im Sinne von § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG. Dies ist dann der Fall, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es handelt sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter hat (wie z. B. eine Weihnachtsfeier).
• Der Teilnehmerkreis besteht überwiegend (= zu mehr als 50 %) aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder anderer Mitarbeiter im Konzernverbund.

Wenn diese Punkte erfüllt sind, kann die Teilnahme eines Mitarbeiters an der Weihnachtsfeier unter den nachfolgenden Voraussetzungen lohnsteuer- und beitragsfrei sein:

• An der Betriebsveranstaltung können alle Betriebsangehörigen teilnehmen. Hierbei ist es ausreichend, wenn alle Mitarbeiter einer Organisationseinheit (z. B. einer Filiale oder Abteilung) an der Betriebsveranstaltung teilnehmen können.
• Die Kosten pro Teilnehmer der Betriebsveranstaltung liegen bei nicht mehr als 110 € (Freibetrag inklusive Umsatzsteuer).
• Dies gilt für jeden Mitarbeiter für 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr.

Wird der Freibetrag überschritten oder nimmt ein Mitarbeiter an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr, teil besteht auch die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG. ´

Diese Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG führt grundsätzlich zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Dies ist aber nur dann der Fall, wenn die Pauschalbesteuerung (über die Lohnsteueranmeldung) vor der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für die Mitarbeiter im Folgejahr durchgeführt wird; dies muss spätesten bis zum 28.02. des Folgejahres bzw. bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erfolgt sein.

Sofern die Pauschalbesteuerung nach der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen bzw. nach dem 28.02. des Folgejahres durchgeführt wird, führt dies nicht mehr zur Sozialversicherungsfreiheit, sondern zur Sozialversicherungspflicht (innerhalb der Beitragsbemessungsgrenzen) für die Zuwendungen im Zusammenhang mit der Pauschalbesteuerung bei der Betriebsveranstaltung.

Dieser Eintritt der Sozialversicherungspflicht bei der Durchführung der Pauschalbesteuerung gemäß § 40 Abs. 2 EstG nach der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen bzw. nach dem 28.02. des Folgejahres wurde auch durch ein Urteil des Bundessozialgerichts vom 23.04.2024 (Az.: B 12 BA 3/22 R) bestätigt.

Auch die Sozialversicherungsträger haben sich diesem Urteil in ihren Ausführungen vom 28.11.2024 (nochmals) angeschlossen.

Zum Jahresanfang sollte daher im Unternehmen immer geprüft werden, ob für die in Frage kommenden Sachverhalte (wie z. B. für die Weihnachtsfeier) die mögliche Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EstG durchgeführt worden ist. Für die Sozialversicherungsfreiheit dieser Sachzuwendungen ist es dann entscheidend, ob die Pauschalbesteuerung vor der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen des Vorjahres (z. B. aktuell für das Jahr 2025) bzw. spätestens bis 28.02. des Jahres durchgeführt wird.

Es zeigt sich damit, dass die kontinuierliche und ordnungsgemäße Erfassung und Bearbeitung der Sachzuwendungen im laufenden Jahr an die Mitarbeiter eines Unternehmens mitunter entscheidend dafür sein kann, um neben der möglichen Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG auch die Sozialversicherungsfreiheit zu gewährleisten.

‍greenfield Steuerberatungsgesellschaft mbH

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Sofern Sie zu diesen Ausführungen eine auf Ihr Unternehmen bezogene Beratung wünschen oder Sie sich (in einem ersten Schritt) ausführlicher zu diesem Thema austauschen möchten, kommen Sie gerne auf mich zu!

Thomas Rasche, Director/Steuerberater

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